Áp dụng cho phần mềm quản trị doanh nghiệp TUHA WORK tại địa chỉ work.tuha.vn
Ban hành lần: 04 | Ngày hiệu lực: 01/01/2026 | Rà soát cập nhật ngày 23/09/2026 — bổ sung mục 2.4 (dữ liệu tài chính & tiền lương) và mục 8 (thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán). Trước đó cập nhật ngày 16/09/2026 theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP — bổ sung phạm vi xử lý hình ảnh khuôn mặt khi chấm công
Chính sách Quyền riêng tư này ("Chính sách") mô tả cách Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Pal Việt Nam ("PAL Việt Nam") thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình cung cấp phần mềm TUHA WORK. Chính sách này là một phần không tách rời của Điều khoản Sử dụng Dịch vụ TUHA WORK.
Chính sách được xây dựng phù hợp với: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026) và Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành (đã thay thế hoàn toàn Nghị định 13/2023/NĐ-CP kể từ 01/01/2026), Luật An ninh mạng 2018 và Nghị định 53/2022/NĐ-CP, Luật Giao dịch điện tử 2023, Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
1.1. Chính sách này áp dụng cho toàn bộ dữ liệu cá nhân được xử lý thông qua Dịch vụ TUHA WORK, bao gồm dữ liệu của: (i) người đại diện, quản trị viên tài khoản Khách hàng; (ii) nhân viên, cộng tác viên (Người dùng cuối) được Khách hàng cấp tài khoản; (iii) khách hàng, đối tác của Khách hàng được lưu trữ trong phân hệ CRM/hợp đồng.
| Loại dữ liệu | Bên Kiểm soát Dữ liệu | Vai trò của PAL Việt Nam |
|---|---|---|
| Thông tin đăng ký, thanh toán của Khách hàng (doanh nghiệp thuê bao) | PAL Việt Nam | Bên Kiểm soát Dữ liệu |
| Dữ liệu nhân viên: chấm công, GPS, ảnh selfie, tiến độ công việc | Khách hàng (doanh nghiệp sử dụng dịch vụ) | Bên Xử lý Dữ liệu theo hướng dẫn của Khách hàng |
| Dữ liệu khách hàng của Khách hàng (CRM), hợp đồng, thu chi | Khách hàng (doanh nghiệp sử dụng dịch vụ) | Bên Xử lý Dữ liệu theo hướng dẫn của Khách hàng |
1.2. Với vai trò Bên Xử lý Dữ liệu, PAL Việt Nam chỉ xử lý dữ liệu theo đúng phạm vi, mục đích do Khách hàng cấu hình và hướng dẫn trên hệ thống, không tự ý sử dụng cho mục đích khác ngoài vận hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và cải tiến Dịch vụ.
2.2.1.1. Về cách thu thập: camera hiển thị công khai trên màn hình thiết bị kèm đếm ngược và thông báo xác nhận sau khi chụp. Hệ thống không chụp ảnh ngầm, không chụp ngoài thời điểm Người dùng cuối chủ động bấm chấm công, và không truy cập camera ở bất kỳ màn hình nào khác.
2.2.1.2. Về quyền tiếp cận: Người dùng cuối xem được toàn bộ ảnh chấm công của chính mình trong trang cá nhân. Trong phạm vi doanh nghiệp, ảnh chỉ hiển thị cho người có thẩm quyền quản lý nhân sự/kế toán do Khách hàng phân quyền.
2.2.1.3. Về tính bắt buộc: tính năng chụp ảnh khi chấm công mặc định TẮT, chỉ hoạt động khi Khách hàng chủ động bật cho từng nhóm nhân viên. Khách hàng có thể chọn chế độ bắt buộc phải chụp được ảnh mới ghi nhận công, hoặc chế độ không bắt buộc (mặc định) — trường hợp thiết bị không có camera hoặc chưa cấp quyền thì việc chấm công vẫn được ghi nhận kèm ghi chú, nhằm tránh ảnh hưởng bất lợi tới quyền lợi tiền lương của người lao động.
Tên, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử giao dịch, nội dung hợp đồng của khách hàng do Khách hàng (doanh nghiệp thuê bao) chủ động nhập vào hệ thống để phục vụ hoạt động kinh doanh của chính họ.
Chỉ phát sinh khi Khách hàng đã kích hoạt gói này — mặc định gói không được bật, và khi chưa bật thì hệ thống không tạo ra bất kỳ dữ liệu nào thuộc nhóm này.
Khi đã bật, hệ thống lưu: mức lương cơ bản và phụ cấp, số ngày công, các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội – bảo hiểm y tế – bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng, số thực lĩnh; cùng các phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn và bút toán sổ cái do Khách hàng nhập.
Đây là dữ liệu cá nhân của nhân viên. Khách hàng (người sử dụng lao động) là Bên Kiểm soát dữ liệu; PAL Việt Nam là Bên Xử lý dữ liệu, chỉ xử lý theo chỉ dẫn của Khách hàng và không dùng dữ liệu này cho bất kỳ mục đích riêng nào. Cơ sở pháp lý thông thường của việc xử lý là thực hiện hợp đồng lao động và tuân thủ nghĩa vụ pháp luật về tiền lương, bảo hiểm xã hội và thuế — không phải sự đồng ý, nên nhân viên không thể rút lại sự đồng ý để yêu cầu xoá bảng lương đã phát sinh.
Dữ liệu nhóm này được đặt ở mức bảo mật cao nhất trong Dịch vụ: chỉ tài khoản được Khách hàng phân quyền mới xem được, mọi thao tác duyệt chi đều lưu vết người duyệt và thời điểm duyệt.
4.1. Việc xử lý dữ liệu cơ bản dựa trên cơ sở thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa PAL Việt Nam và Khách hàng.
4.2. Đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm (vị trí GPS, hình ảnh selfie), việc xử lý bắt buộc phải có sự đồng ý rõ ràng, cụ thể của chủ thể dữ liệu (Người dùng cuối) theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. PAL Việt Nam cung cấp cơ chế kỹ thuật (màn hình thông báo/xác nhận trong ứng dụng) để hỗ trợ Khách hàng thu thập sự đồng ý này trước khi tính năng Chấm công GPS được kích hoạt cho Người dùng cuối.
4.3. Trách nhiệm thu thập sự đồng ý hợp lệ từ Người dùng cuối và khách hàng của mình thuộc về Khách hàng với vai trò Bên Kiểm soát Dữ liệu và người sử dụng lao động, theo Điều 8 của Điều khoản Sử dụng Dịch vụ.
Khi triển khai TUHA WORK cho nhân viên của mình, Khách hàng (với vai trò người sử dụng lao động) có nghĩa vụ:
PAL Việt Nam không bán, cho thuê dữ liệu cá nhân. Dữ liệu có thể được chia sẻ trong các trường hợp:
7.1. Trường hợp hạ tầng lưu trữ, xử lý dữ liệu (máy chủ, dịch vụ điện toán đám mây) đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc có yếu tố nước ngoài tham gia xử lý, PAL Việt Nam thực hiện đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
7.2. PAL Việt Nam áp dụng các biện pháp bảo vệ hợp đồng, kỹ thuật cần thiết đối với các bên nhận dữ liệu ở nước ngoài để bảo đảm mức độ bảo vệ dữ liệu tương đương với quy định của pháp luật Việt Nam.
8.1. Dữ liệu được lưu trữ trong suốt thời gian Khách hàng sử dụng Dịch vụ.
8.2. Sau khi chấm dứt hợp đồng dịch vụ, PAL Việt Nam sẽ:
8.3. Dữ liệu vị trí (GPS), hình ảnh chấm công được lưu trữ tối đa trong thời gian Khách hàng còn sử dụng Dịch vụ và không được lưu trữ vượt quá mục đích quản lý nhân sự đã thông báo.
8.4. Khi Người dùng cuối chấm dứt quan hệ lao động với Khách hàng, Khách hàng có trách nhiệm rà soát và xoá hình ảnh chấm công của người đó khi không còn cần thiết cho mục đích đối chiếu công/lương hoặc giải quyết tranh chấp lao động. PAL Việt Nam hỗ trợ thực hiện việc xoá theo yêu cầu hợp lệ của Khách hàng hoặc theo yêu cầu trực tiếp của chủ thể dữ liệu quy định tại Điều 10 Chính sách này.
8.5. Trường hợp Người dùng cuối rút lại sự đồng ý đối với việc chụp ảnh khi chấm công, Khách hàng có trách nhiệm tắt tính năng đối với người đó và không được lấy việc rút lại sự đồng ý làm căn cứ để xử lý kỷ luật, trừ lương hoặc gây bất lợi khác cho người lao động.
8.6. Chứng từ kế toán và bảng lương lưu lâu hơn dữ liệu khác, và điều này giới hạn quyền yêu cầu xoá. Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn, bút toán sổ cái và bảng thanh toán tiền lương là tài liệu kế toán theo Luật Kế toán 2015. Khách hàng có nghĩa vụ lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với tài liệu phục vụ quản lý điều hành và 10 năm đối với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Vì vậy, khi một nhân viên yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân, phần dữ liệu đã đi vào sổ sách kế toán không thể xoá cho đến khi hết thời hạn lưu trữ luật định — đây là trường hợp pháp luật cho phép từ chối yêu cầu xoá, và PAL Việt Nam sẽ nêu rõ lý do khi từ chối.
8.7. Sau khi hết thời hạn nêu tại 8.6, việc tiêu huỷ tài liệu kế toán do Khách hàng quyết định và chịu trách nhiệm; PAL Việt Nam thực hiện xoá trên hệ thống theo yêu cầu hợp lệ của Khách hàng.
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, chủ thể dữ liệu (Người dùng cuối, khách hàng có dữ liệu trong hệ thống) có các quyền sau:
Để thực hiện các quyền trên, chủ thể dữ liệu là Người dùng cuối/khách hàng của Khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp mình đang làm việc/giao dịch (Bên Kiểm soát Dữ liệu). PAL Việt Nam hỗ trợ kỹ thuật để Khách hàng thực hiện các yêu cầu này trên hệ thống trong thời hạn hợp lý.
Trong trường hợp phát hiện sự cố rò rỉ, mất mát dữ liệu cá nhân có khả năng gây ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của chủ thể dữ liệu, PAL Việt Nam sẽ:
TUHA WORK là phần mềm quản trị doanh nghiệp, không hướng đến và không chủ động thu thập dữ liệu của người dưới 18 tuổi. Trường hợp phát hiện dữ liệu của người dưới 18 tuổi được nhập vào hệ thống ngoài phạm vi cho phép, PAL Việt Nam sẽ phối hợp với Khách hàng để xóa dữ liệu đó theo yêu cầu.
PAL Việt Nam có thể cập nhật Chính sách này để phù hợp với thay đổi của pháp luật hoặc hoạt động cung cấp Dịch vụ. Phiên bản cập nhật sẽ được công bố tại work.tuha.vn với ngày hiệu lực rõ ràng. Đối với thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến việc xử lý dữ liệu nhạy cảm, PAL Việt Nam sẽ thông báo trước cho Khách hàng theo Điều 16 của Điều khoản Sử dụng Dịch vụ.
Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Pal Việt Nam
Hotline: 03.9557.9557
Fanpage: facebook.com/phanmem.tuha.vn
Mọi yêu cầu liên quan đến quyền dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ qua kênh hỗ trợ trong ứng dụng TUHA WORK hoặc thông tin liên hệ trên để được hướng dẫn và xử lý theo đúng quy trình.